WhatsApp ist der unter Schülerinnen und Schülern aber auch unter Lehrerinnen und Lehrern am weitesten verbreitete Messengerdienst. Viele Lehrerinnen und Lehrer fragen sich, inwieweit der Einsatz von WhatsApp für dienstliche Zwecke zulässig ist. Im Zuge der Corona-Schulschließung wurde das bisherige Verbot in Abstimmung mit der Landesdatenschutzbeauftragten übergangsweise ausgesetzt.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist problematisch, dass bei der Installation der App sämtliche Adressbuchdaten abgerufen und mit einer in den USA befindlichen Datenbank aller registrierten WhatsApp Nutzer abgeglichen werden. Durch den „patriot act“ ist es amerikanischen Sicherheitsbehörden möglich, ohne einen näheren Anlass in die Datenbestände Einsicht zu nehmen. Sämtliche im Adressbuch des Nutzers gespeicherten Kontakte werden auf diese Art und Weise für ausländische Geheimdienste sichtbar. Dies dürfte den wenigsten Nutzern bewusst sein. Die Schule sollte es daher unterlassen, schulische Nachrichten in WhatsApp zu senden, weil Eltern oder Schülerinnen und Schüler auf diese Art und Weise faktisch zu einer Registrierung bei WhatsApp und damit zur Preisgabe ihrer im Adressbuch des Smartphones gespeicherten Adressdaten gezwungen wären.
Gegen die dienstliche Verwendung von WhatsApp Gruppen spricht außerdem das Design der Gruppenfunktion bei WhatsApp. Dies hat zur Folge, dass die Gruppenmitglieder die Mobilfunknummern aller anderen Gruppenmitglieder im Klartext zur Kenntnis nehmen können. Im Ergebnis übermittelt die Schule dadurch personenbezogene Daten an Dritte. Da keine Rechtsvorschrift ersichtlich ist, die eine solche Weitergabe vorsieht, ist eine Einwilligung der Eltern zur Datenweitergabe zwingend erforderlich. Eine solche Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf freiwilliger Basis erteilt wird. Die Schule darf für keinen faktischen Zwang zur Erteilung der Einwilligung sorgen, weil die Eltern wichtige Informationen ohne die Erteilung der Einwilligung nicht erhalten würden.
Zudem widerspricht die Speicherung der Mobilfunknummern sämtlicher Eltern auf dem privaten Smartphone der Lehrkraft Ziffer 1.3 des Runderlasses der MK vom 01.02.2012 VORIS 20600 – Verarbeitung personenbezogener Daten auf privaten informations-technischen Systemen von Lehrkräften.
Andere Instant Messaging-Programme funktionieren i.d.R. auf ähnliche Weise. Von einer Benutzung im schulischen Kontext ist daher abzuraten. Alternativ können die Funktionen von IServ (Chat und Messenger) genutzt werden.